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Dokumentenmanagement

Von der Mietermitteilung bis zum Mietvertrag, von der Nebenkostenabrechnung bis zum Dienstleistervertrag – täglich sichten oder bearbeiten Sie zahlreiche Unterlagen. Viele werden direkt in DKB-Win erzeugt, weitere erstellen Sie in den Standardprogrammen zur Textverarbeitung. Darüber hinaus erhalten oder versenden Sie E Mails, Faxe und Briefe. Mit dem Add-on unseres Partners Ceyonic haben Sie alle Dokumente schnell und revisionssicher im Griff.

Neben Informationen zu Mietverhältnissen umfasst die neue Immobilienakte nun auch Unterlagen zu Eigentümern, Gebäuden und Grundstücken. Über die Funktion des Posteingangs lassen sich auch außerhalb von DKB-Win erstellte Dokumente sowie die Eingangs- und Ausgangspost – E-Mails, gescannte Briefe und Faxe – im gewünschten Verzeichnis archivieren. Ganz oder teilweise automatisiert gelangen so alle Arten von Unterlagen in ein Archiv.

Standortunabhängig haben Sie via Volltextsuche oder Verzeichnisstruktur unternehmensweit Zugriff auf die Schriftstücke. Hilfreiche Attribute zur Dokumentenbeschreibung, die sich aus dem System generieren oder über festgelegte Metadaten vergeben werden, erleichtern das Auffinden der Dateien. Zusätzliche Unterstützung bietet Ihnen das integrierte Prozessmanagement, das zuvor festgelegte Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten abbildet. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, die Sie je Dokumentenkategorie bestimmen können, werden die betroffenen Dateien zur Löschung vorgeschlagen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Zentrale, strukturierte und (teil-) automatisierte Ablage aller Dokumente
  • Elektronische Immobilienakte auf Basis von DKB-Win-Stammdaten
  • Erweiterung um weitere Aktentypen möglich, z. B. Vertragsakte, Mitgliedsakte, Unternehmensakte
  • Schneller und ortsunabhängiger Zugriff auf digitale Dokumente
  • Beachtung gesetzlicher Bestimmungen bzw. Aufbewahrungsfristen

 

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